Rapat Online sebagai Cara Alternatif bagi orang Aktif yang Kreatif

Komunikasi merupakan sesuatu yang sangat penting dilakukan untuk dapat mengetahui perkembangan demi perkembangan yang ada di sekitar kita. Terlebih lagi bagi orang-orang organisasi, informasi merupakan sesuatu yang bersifat vital karena informasi sangat membantu kita dalam pengambilan keputusan. 

Sebagai mahasiswa Politeknik tentu saja waktu kita akan banyak tersita untuk mengikuti perkuliahan dari jam 8 pagi hingga jam 3 sore. Belum lagi banyaknya tugas dan jarak antara tempat tinggal dengan kampus yang cukup jauh. Hal ini akan menjadi kendala bagi mahasiswa yang aktif berorganisasi, terutama dalam melaksanakan rapat-rapat, baik dalam hal koordinasi maupun sekedar menjaga komunikasi di dalam organisasi yang diikutinya tersebut. Oleh karena itu, sudah selayaknya para aktivis memikirkan cara alternatif dalam melakukan komunikasi dalam minimnya waktu yang dimiliki. 

Salah satu solusi dari permasalahan diatas adalah dengan melaksanakan Rapat Online. Rapat Online yang saya sampaikan terinspirasi dari kegiatan CHATNAS (Chatting Nasional) yang dilaksanakan oleh Forum Komunikasi Mahasiswa Politeknik se-Indonesia (FKMPI). Akan tetapi, chatnas belakangan ini tidak pernah dilaksanakan lagi karena alasan yang tidak saya ketahui. Terakhir saya pernah melihat kegiatan ini pada tahun 2010, dimana chatnas dilaksanakan seminggu sekali dengan membahas agenda-agenda tertentu yang berhubungan dengan isu-isu nasional dalam bidang pendidikan, budaya, politik, dan lain-lain. 

Gambar dari http://cdn.yourdigitalspace.com.

Konsep chatnas sangat menarik bagi saya terutama untuk mengefisienkan waktu, tetapi tetap menjaga efektivitas komunikasi di dalam organisasi. Hal ini merupakan salah satu pemanfaatan teknologi yang sangat baik. Dengan memanfaatkan situs jejaring sosial seperti Facebook, kita dapat melakukan rapat dari rumah masing-masing ataupun dari warnet-warnet yang ada di dekat tempat tinggal kita. Jadi, jika misalnya kita harus membahas sesuatu tetapi kita tidak dapat berkumpul karena memiliki jadwal pulang kuliah yang berbeda, seperti mendapatkan jam kuliah tambahan, maka kita dapat melakukan rapat pada malam hari dari tempat tinggal masing-masing. 

Mekanisme rapat yang dilakukan dalam rapat online tidak jauh berbeda dari rapat-rapat biasanya. Pertama kita harus memiliki agenda rapat (permasalahan-permasalahan yang akan dibahas), kemudian peserta rapat (pihak-pihak yang terkait dengan permasalahan tersebut), ada pemimpin rapat dan tentu saja ada jadwal rapat yang harus disepakati sebelumnya, kecuali ruangan rapat karena ruangan rapat sudah kita gantikan dengan jejaring sosial (group di Facebook). 

Sekarang saya akan menggambarkan sedikit tentang rapat online melalui Facebook. Pertama yang harus kita lakukan adalah masing-masing peserta rapat memiliki akun facebook (sepertinya hampir semua orang sudah memiliki). Kemudian, kita buat sebuah group di Facebook dan menambahkan para peserta rapat ke dalam group tersebut. Sekarang kita akan melakukan rapat untuk membahas suatu permasalahan dengan mekanisme sebagai berikut:

1. Kita tentukan jadwal rapat misalnya pada hari Senin, 30 Januari 2012 pukul 20.00 WITA. 
2. Pada saat waktu rapat sudah dimulai, pemimpin rapat atau sekretaris rapat melakukan posting pada group untuk melakukan absensi. 
3. Posting tersebut disambut oleh peserta rapat dan memberikan komentar dengan menuliskan nama dan jabatan di organisasi/kepanitiaan yang diikuti. 

Dari sana, pemimpin rapat dapat mengetahui berapa saja dari anggota yang mengikuti rapat dan yang tidak. Lakukanlah absensi sama seperti rapat-rapat biasa. Setelah melakukan absensi rapat bisa dilanjutkan dengan pembahasan agenda rapat. 

1. Pemimpin rapat memposting permasalahan sekaligus memaparkan tentang kondisi yang ada pada saat ini. Kemudian, pemimpin rapat dapat mempersilahkan peserta rapat untuk menanggapi permasalahan tersebut. 
2. Sebaiknya, sebelum menyampaikan pendapat peserta rapat meminta ijin terlebih dahulu dengan mengetikkan INTERUPSI atau IJIN BICARA. Nah, disini tentu saja akan ada banyak peserta rapat yang ingin menyampaikan pendapatnya. Jika semuanya langsung memberikan komentar, ini akan menyulitkan pemimpin rapat untuk mengarahkan jalannya rapat. 
3. Pemimpin rapat dapat mempersilahkan peserta yang ditunjuk untuk memberikan pendapatnya, misalnya dengan mengetikkan: Silahkan, @Dedy Juliana. 
4. Setelah dipersilahkan peserta dapat menanggapi permasalahan tersebut dan hal ini dapat dilakukan berulang-ulang sesuai dengan mekanisme diatas. 

Dengan melakukan moderasi seperti petunjuk diatas diharapkan jalannya rapat dapat terkontrol dan arahnya masih sesuai dengan jalur. Apalagi jika rapat online baru dilaksanakan untuk pertama kali. Akan tetapi jika kita sudah terbiasa melakukan rapat semacam ini, tentu saja hal diatas bisa kita minimalkan.  

Dalam hal ini tentu saja peran dari pemimpin rapat sangat besar disertai dengan kontrol sikap oleh masing-masing peserta rapat. Disamping itu pula ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melaksanakan rapat online, seperti:

1. Bahasa yang digunakan sebaiknya adalah bahasa yang sopan dengan gaya penulisan yang mudah dimengerti. 
2. Minimalisir kegiatan "bercanda" kecuali dilakukan sesekali untuk memecahkan kebuntuan. 
3. Berkonsentrasilah pada rapat, jangan sampai melakukan kegiatan-kegiatan yang tidak berhubungan dengan rapat, apalagi karena tidak ada yang mengawasi. 
4. Hindari memberikan komentar yang melenceng dari jalannya rapat agar tetap fokus terhadap permasalahan yang sedang dibahas. Jika ada agenda lain yang perlu dibahas, sebaiknya membuat thread (posting agenda permasalahan) yang baru. 

Nah, dengan melakukan rapat online seperti ini tentu saja akan membantu kita dalam mengatasi permasalahan minimnya waktu yang kita miliki. Disamping itu juga bagi peserta-peserta rapat yang lain dapat membaca komentar-komentar yang ada jika belum begitu memahami hasil dan jalannya rapat. 

Akan tetapi, ada satu hal yang harus kita pahami bersama, jadikanlah rapat online ini sebagai cara alternatif jika kita memang tidak bisa melakukan rapat seperti biasanya. Jangan sampai kita di organisasi ketergantungan dengan rapat online, karena bagaimanapun didalam organisasi, pertemuan itu sangat penting terutama untuk menjaga kedekatan emosional satu sama lain, karena dalam kehidupan berorganisasi kita tidak cukup hanya melakukan rapat-rapat saja, tetapi ada sangat banyak hal yang perlu kita lakukan agar jalannya organisasi tersebut selalu konsisten dan ada kedekatan antara orang-orang yang terlibat didalamnya. Selain itu juga, tidak semua rapat bisa kita laksanakan secara informal dan kita harus pintar-pintar memutuskan mana yang bisa kita selesaikan secara formal dan mana yang tidak. :) Maju terus KBM! Orang-orang aktif harus selalu berpikir kreatif! Berikanlah yang terbaik untuk almamater kita. Hidup Mahasiswa! 

Posted in: Tips